با توجه به شرایط اقتصادی فعلی، بیش از هر زمان دیگری ضروری است که شیوههای مدیریتی و مالی مطب خود را بررسی کنیم و راههایی برای مقابله با افزایش هزینهها پیدا کنیم. بررسی هزینههای مطب نباید فقط سالی یکبار انجام شود؛ بلکه بهتر است این هزینهها بهصورت دورهای بررسی شوند تا مطمئن شوید بیش از حد لازم هزینه نمیکنید. در ادامه، چند راهکار ارائه شده است که میتوانند تأثیر قابلتوجهی بر صرفهجویی در زمان و افزایش سودآوری مطب داشته باشند.
مدیریت هزینههای مواد و ملزومات مصرفی
یکی از سریعترین هزینههای در حال افزایش در مطبهای دندانپزشکی، هزینه تجهیزات و ملزومات حفاظت فردی یا PPE است. در بسیاری از مطبها، مواد مصرفی یکی از حوزههایی است که بهراحتی میتوان در آن صرفهجویی کرد.
البته خرید از چندین تأمینکننده مختلف همیشه بهترین راهکار نیست؛ زیرا زمان و هزینهای که برای مقایسه، سفارش و پیگیری خرید از چند تأمینکننده صرف میشود، ممکن است بخش زیادی از صرفهجویی حاصل را از بین ببرد. این زمان میتواند شامل وقت دندانپزشک یا حقوق کارکنان باشد. بنابراین، اگر بتوانید تأمینکنندهای پیدا کنید که قیمتهای رقابتی و پایین ارائه دهد، میتواند گزینه مناسبتری باشد.
فروشگاه مواد و تجهیزات دندانپزشکی دنتیوا یکی از تأمینکنندگان معتبر محصولات دندانپزشکی است که طیف گستردهای از محصولات را از برندهای برتر بازار با ضمانت اصالت و کیفیت کالا عرضه میکند. در دنتیوا میتوانید مواد و تجهیزات اندو، مواد و وسایل پروتز، ابزار و مواد ترمیمی و … را با قیمت مناسب، امکان مقایسه، ثبت سفارش آسان، ارسال سریع و پشتیبانی ۲۴ ساعته تهیه کنید. ضمانت مرجوعی ۷ روزه نیز خریدی مطمئن و بدون دغدغه را برای دندانپزشکان فراهم میکند.
اصلاح شرایط تأمین مالی داخل مطب
بسیاری از مطبها هم از خدمات تأمین مالی شرکتهای شخص ثالث استفاده میکنند و هم امکان پرداخت اقساطی داخل مطب را در اختیار بیماران قرار میدهند. علاوه بر این، ممکن است برای بیمارانی که هزینه درمان خود را بهصورت کامل و پیشاپیش پرداخت میکنند نیز تخفیف در نظر بگیرند.
اگر به یک بیمار اجازه دهید همزمان از امکان پرداخت اقساطی و تخفیف پرداخت نقدی استفاده کند، در واقع از دو جهت متحمل هزینه میشوید. بنابراین بهتر است این دو گزینه را از یکدیگر جدا کنید و بهصورت همزمان قابل استفاده نباشند.
دلیل این موضوع ساده است. تأمین مالی هزینه درمان برای مطب هزینه دارد. شما باید برای دریافت پول منتظر بمانید و در عین حال ریسک عدم پرداخت یا ایجاد حسابهای معوق را نیز بپذیرید. بنابراین منطقی نیست که علاوه بر این هزینه، تخفیف دیگری نیز به بیمار ارائه کنید.
از نرمافزار حسابداری و اتوماسیون مطب استفاده کنید
ثبت دستی هزینهها، موجودی و خریدها هم زمانبر است و هم احتمال خطا را افزایش میدهد. استفاده از نرمافزارهای مدیریت مطب و حسابداری دندانپزشکی میتواند بخش قابل توجهی از این فرایند را ساختاریافته کند. در یک سیستم مناسب میتوان اطلاعاتی مانند خریدهای انجامشده، پرداخت به تأمینکنندگان، هزینههای ماهانه، درآمد، موجودی کالا و بدهیها را در یک محیط مشخص ثبت کرد.
اتوماسیون زمانی ارزش بیشتری پیدا میکند که اطلاعات مالی و عملیاتی بتوانند مبنای تصمیمگیری قرار بگیرند. برای مثال، اگر مشخص باشد یک ماده در سه ماه گذشته چه میزان مصرف داشته، سفارش بعدی دیگر صرفاً بر اساس حدس یا عادت انجام نمیشود.
بهبود بازاریابی و افزایش بازگشت سرمایه تبلیغات
یکی از عواملی که مانع رشد و سودآوری مطب میشود، نداشتن جریان سالم و مستمر از بیماران جدید است. بسیاری از مطبها بهطور طبیعی سالانه حدود ۱۵ تا ۲۰ درصد از بیماران خود را از دست میدهند. برای یک دندانپزشک، این میزان میتواند به معنای از دست دادن حدود ۲۰ بیمار در ماه باشد.
بر اساس گزارش شرکت مشاوره مدیریت مککنزی (McKinsey & Company)، بهینهسازی بازده سرمایهگذاری بازاریابی (MROI) میتواند ۱۵ تا ۲۰ درصد از هزینههای بازاریابی را کاهش دهد و منابع بیشتری برای رشد کسبوکار فراهم کند.
برونسپاری فعالیتهای غیرتخصصی
برونسپاری برخی فعالیتهای مطب، بهویژه در شرایطی که جذب نیروی متخصص دشوار است، میتواند به کاهش هزینهها و افزایش بهرهوری کمک کند. اگر یک شرکت بتواند کاری را با کیفیت مشابه یا بهتر و با هزینه کمتر از نیروی داخلی انجام دهد، برونسپاری گزینه مناسبی است. بااینحال، باید هزینه و اثربخشی این خدمات را بهطور منظم بررسی کنید تا در صورت نیاز، فعالیت را دوباره به داخل مطب منتقل کنید.
تعمیرات پیشگیرانه تجهیزات دندان پزشکی
خرابی ناگهانی تجهیزاتی مانند یونیت، اتوکلاو یا هندپیس معمولاً فقط هزینه تعمیر ایجاد نمیکند؛ بلکه ممکن است باعث لغو نوبت بیماران، اختلال در روند درمان و کاهش درآمد مطب نیز شود. با تدوین یک برنامه منظم برای سرویس، بررسی و نگهداری تجهیزات، میتوان بسیاری از مشکلات را پیش از تبدیل شدن به یک خرابی پرهزینه شناسایی کرد. اختصاص دادن هزینهای مشخص به نگهداری پیشگیرانه، در بسیاری از موارد اقتصادیتر از پرداخت هزینههای سنگین تعمیرات اضطراری و توقف فعالیت مطب است.
جمعبندی
در نهایت کاهش هزینههای مطب دندانپزشکی فقط با کمکردن خریدها یا حذف برخی خدمات امکانپذیر نیست بلکه به مدیریت هوشمندانه منابع و پیشگیری از هزینههای پنهان نیاز دارد. بررسی منظم هزینهها، کنترل مصرف مواد، بهینهسازی فرایندهای مالی و استفاده درست از نیروی انسانی و تجهیزات میتواند به کاهش هزینههای جاری کمک کند. همچنین نگهداری پیشگیرانه تجهیزات و ارزیابی مداوم بازدهی فعالیتهای مطب از تحمیل هزینههای غیرمنتظره جلوگیری میکند. در شرایط اقتصادی فعلی همین اصلاحات کوچک و مستمر میتوانند در بلندمدت تأثیر قابلتوجهی بر سودآوری و پایداری مالی مطب داشته باشند.
